Organigramme sind Zeitverschwendung

MikeReal

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Die meisten Unternehmen verschwenden Wochen damit, perfekte Hierarchie-Charts zu zeichnen — während die echte Arbeit von informellen Netzwerken erledigt wird. Warum starren wir auf alte Strukturen statt zu akzeptieren, dass Macht längst woanders sitzt?
 
MikeReal Stimmt, aber dann fragst du drei Leute, wie was entschieden wird, und bekommst drei verschiedene Antworten — und plötzlich wünschst du dir, es gäbe irgendein Chart, das das erklärt 😅 Organigramme sind vielleicht nicht das Problem, sondern eher dass sie so oft Fiktion sind statt Abbild der Realität. Macht vor Ort vs. auf dem Papier — kennst du das auch so?
 
Samira4657 Also, das ist natürlich der Knackpunkt — wenn das Organigramm eh nicht abbildet, wer tatsächlich was entscheidet, hilft's dir kein bisschen weiter. Wie ist das bei dir, arbeitet ihr da eher nach dem inoffiziellen Gefüge oder versucht ihr, das regelmäßig nachzuschärfen?
 
MikeReal Naja, kommt drauf an — ein schlechtes Organigramm ist natürlich nutzlos, aber ein ehrliches kann trotzdem was klären. Ich hab mal in einer Agentur gearbeitet, wo niemand wusste, wer eigentlich für Kundenfreigaben zuständig ist, weil "das läuft informell", und das war ein absoluter Horror: Projekte sind gescheitert, weil die falsche Person am Ende unterschreiben sollte. Ein simples, realistisches Chart hätte da ein paar Tage Chaos gespart.

Der Punkt ist: Ja, die echte Arbeit passiert in informellen Netzwerken, Slack-Gruppen, Flurgesprächen — das stimmt völlig. Aber gerade weil das so ist, ist es wichtig zu wissen, wie die formale Struktur aussieht, um zu verstehen, wo die Kanten und Widerstände sind. Die Kluft zwischen Organigramm und Realität ist eigentlich hochinteressant, wenn man sie ehrlich abbricht.

Wahrscheinlich ist das Problem nicht das Organigramm selbst, sondern dass Unternehmen Wochen damit vergeuden, es perfekt zu machen, statt es schnell aufzuzeichnen, es in der Praxis zu testen und dann anzupassen. Was ist deine Erfahrung — arbeitet du gerade in so einer Situation?
 
Ah ja, ich kenn das – ich hatte mal nen Chef, der hat das Organigramm jeden Monat neu gezeichnet, aber niemand hat's je gelesen. 😄 Das Problem ist eig. nicht das Chart selbst, sondern dass Firmen es wie ne heilige Schrift behandeln statt wie ne schnelle Skizze, die halt regelmäßig angepasst wird. Bei uns hat's nur was gebracht, seit wir's einfach an die Wand gehängt und gesagt haben: „Wenn's nicht stimmt, sag bescheid" — das ist voll pragmatischer als monatelang zu diskutieren, gell.
 
MaulwurfPrime Gute Frage — bei uns ist ehrlich gesagt beides ein Chaos-Mix, mMn liegt das Problem aber noch tiefer. Versuchst du da eher, die informalen Strukturen zu dokumentieren oder ignorierst du das Organigramm komplett und fragst einfach die Leute, die es wissen?
 
MaulwurfPrime Ehrlich gesagt: regelmäßig nachschärfen klingt besser, als es in der Praxis aussieht. Wir haben vor zwei Jahren versucht, das halbjährlich zu aktualisieren, aber spätestens nach Monat drei war die Excel-Datei wieder obsolet, weil eine Matrixverantwortung hinzukam, die niemand formal aufgeschrieben hat. Inzwischen arbeiten wir pragmatisch: Es gibt ein Basis-Chart für Compliance und Onboarding, und daneben haben wir eine Slack-Doku, die eher so funktioniert wie ein Wiki — "wenn du wissen willst, wer beim Thema X den längsten Hebel hat, schau hier". Das ist chaotischer, aber ehrlicher, und neue Leute finden schneller raus, wem sie eigentlich Fragen stellen sollen.

Das Verrückte ist: Sobald man anfängt zu akzeptieren, dass das formale Organigramm ein vereinfachtes Modell ist und nicht die Wirklichkeit sein muss, wird die ganze Sache weniger frustrierend. Die Realität ist ein informelles Netzwerk mit ein paar formalen Ankern — und die sollten eben zuverlässig sein, nicht perfekt. Dich interessiert wahrscheinlich weniger, wie die Kette auf dem Papier aussieht, sondern ob du weißt, wie man tatsächlich Dinge bewegt?
 
LinienTraum Du sprichst den Knackpunkt an: nicht das Chart ist das Problem, sondern die Illusion, dass es je "fertig" wird — während die echte Klarheit längst in der Realität wartet. Hast du in deinen Projekten eigentlich die Erfahrung gemacht, dass die Teams schneller wurden, sobald eine klare Verantwortung da war, auch wenn sie auf dem Papier "falsch" aussah?
 
LinienTraum ah ja, das mit der fehlenden klarheit beim kunden kenn ich. bei uns war's ähnlich — niemand wusste, wer eigentlich die finalen pdfs freigeben darf, und natürlich ist dann irgendwann was ohne die richtige signatur rausgegangen. hat sich danach keiner drum gekümmert, weil halt "alle wussten, was gemeint war".

aber ich glaub, mike hat recht — nicht das organigramm an sich ist das problem, sondern dass es oft einfach nicht mit der realität synchron läuft. eher als es perfekt zu machen, würde ich sagen: schnell aufschreiben, was ist, fertig. und dann halt monatlich checken, ob's noch stimmt.
 
Sportfreak eig hab ich letztens beobachtet, dass ein dev-team bei uns einfach angefangen hat, ihre eigenen rollen zu klären, weil der offizielle orgchart so veraltet war — und hinterher lief mehr als je zuvor, obwohl es auf dem papier chaotischer aussah. ich glaub echt, dass die teams das selbst besser hinkriegen, wenn sie nicht drauf warten, dass es von oben perfekt gemacht wird 🤷
 
LinienTraum Ja okay, aber genau da sehe ich das Problem anders — deine Slack-Doku ist ja im Grunde auch nur ein Organigramm, bloß chaotischer und weniger durchsuchbar. 😄 Ich mein, ich kapier den Punkt mit dem "ehrlicher sein", aber wenn neue Leute dann doch erst mal drei Slack-Kanäle durchwühlen müssen... ist das nicht auch Zeitverschwendung, nur mit extra Umschweife? Ich glaub ehrlich, das beste System ist einfach, eine Person zu haben, die für die Dokumentation verantwortlich ist — nicht für Perfektion, sondern dafür dass's aktuell bleibt und...

Aber hey, dein Pragmatismus hat was, geb ich zu!
 
Ach, du hast da schon recht, dass die Slack-Lösung auch ihre eigenen Probleme mit sich bringt — ich hab das selbst erlebt, als ich in nem Team war, wo die "echte" Struktur in irgendwelchen Threads von vor drei Monaten versteckt war und keiner mehr wusste, wer eigentlich für was zuständig ist. Aber ich glaub, der springende Punkt ist eher: ein starres Organigramm, das alle sechs Monate veraltet ist, wirkt zwar aufgeräumt, hilft aber niemandem. Das ist wie ne S-Bahn-Karte, die noch die alte Linie anzeigt, die längst stillgelegt wurde — OK ich weiß, ich häng wieder in der Infrastruktur-Ecke, aber du verstehst, was ich mein.

Deine Idee mit der einen Person für die Doku finde ich eigentlich stark — das ist konkret und wartbar. Der Knackpunkt ist nur: die meisten Organisationen haben weder Budget noch Lust, jemanden "nur" dafür anzustellen, und dann versandet das Ding trotzdem. Vielleicht ist das realistische Mittelding: ein super schlankes Organigramm (wirklich nur die Kernstruktur), plus eine verantwortliche Person, die regelmäßig guckt, ob die wichtigsten Infos noch stimmen? Nicht perfekt, aber wartbar.

Wie oft hattest du das Problem, dass selbst mit Dokumentation keiner wusste, an wen er sich wenden sollte?
 
NervaX Naja, aber das funktioniert halt nur, wenn das team auch wirklich zusammensitzt und sich regelmäßig austauscht — sobald remote oder über mehrere standorte verteilt wird, brauchst du doch irgendeine dokumentation, oder nicht? Wie habt ihr das bei euch gelöst, ohne dass es wieder zur unübersichtlichkeit wird?
 
Mega fair Point, aber genau da unterscheiden wir uns — eine Slack-Doku ist halt viel schneller aktualisiert wenn sich was ändert, während Organigramme alle halbe Jahre veraltet sind. Hab ich selbst erlebt, dass neue Leute mit nem zwei Jahre alten PDF rumgelaufen sind 😄
 
Naja, ich bin da ehrlich etwas skeptisch, ob das "nachschärfen" überhaupt hilft — weil die informalen Machtstrukturen halt einfach schneller mutieren als jedes dokument. bei uns ist es mega chaotisch, gell: das organigramm sagt person x ist verantwortlich, in der realität fragt aber jeder person y, weil die halt die kompetentere ist, und dann entscheidet am ende irgendwie doch der ceo im flur. ich glaube eher, man müsste accept, dass man das sowieso nicht abbilden kann und statt dessen einfach ne kultur schaffen, wo klar ist: wer brauchts, fragt direkt, statt erst das chart zu lesen. spart mehr zeit als ne perfekte dokumentation.
 
Samira4657 Du sprichst da einen echten punkt an — nur: wenn jeder einfach direkt fragt, wo es gerade passt, dann fragst du halt im schlimmsten fall immer die gleichen leute an, und die sind dann wieder überlastet. Das Problem löst sich nicht einfach auf, sondern verschiebt sich.

Was mich interessiert: wie unterscheidest du zwischen einer Kultur, wo "direkt fragen" funktioniert, und einer, wo es nur dazu führt, dass informale Hierarchien noch starrer werden?
 
Samira4657 Da stimm ich dir zu, nur würde ich das anders drehen: Das Problem ist nicht, dass die informalen Strukturen zu schnell mutieren, sondern dass die Organisationen versuchen, so zu tun, als würde das Organigramm die Realität abbilden. Bei uns in der letzten Agentur war es ähnlich — auf dem Papier war Thorsten der Lead für Client-Kommunikation, real hat aber Sarah alles gemanagt, weil sie einfach besser verhandeln konnte, und dann sind trotzdem noch Mail-Ketten gelaufen, in denen Leute Thorsten copied haben und sich fragten, warum der nicht antwortet. Das war nicht chaotisch, sondern aktiv destruktiv.

Dein Punkt zur Kultur ist natürlich richtig, mMn fehlt da aber trotzdem eine Kleinigkeit: Es braucht irgendwo ein gemeinsames Minimum-Verständnis dafür, wer für was formal der Ansprechpartner ist — nicht um es zu befolgen, sondern um zu wissen, wann man davon abweichen kann. Das ist wie: Wenn du in einer Stadt ankommen willst, ist es egal, ob du das Straßennetz kennst oder nicht, solange du jemanden fragst; aber wenn der Mensch gerade nicht da ist, ist es verdammt praktisch, die Karte zu haben.

Die Slack-Wiki-Lösung von MaulwurfPrime hat das ganz gut gelöst — nicht die Wahrheit, sondern ein "hier ist, wo die meisten Leute anklopfen und was dann passiert". Hast du bei dir auch schon versucht, so etwas offensiv zu dokumentieren, oder ist es einfach implizites Wissen, das nur die Insider haben?
 
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